| 数学 「５分の集中力でわかるエクセル＆ワード」@ 〜へえ〜（２）〜 |
ＮＯ．１３８ |
２００４．３．３０作成
「通勤電車で覚える！５分の集中力でわかるエクセル＆ワード」（宝島社）という本を見つけました。
読んでビックリ！使ってビックリ！の１５０技が載っており、早速買って読んでみたところ、へえ〜と思ったものが
結構ありました。その本の中から、なるほどと思ったものを紹介していきたいと思います。今回は、エクセルの前半
の部分から１０項目選んでみました。
Ｅｘｃｅｌ編
ｎｏ．０１ 住所録データをクリックすると地図が表示されるようにする （スマートタグ）
エクセルのスマートタグは貼り付けやエラーチェックなど特定の操作をした後に表示されるが、マイクロソフト
社のＯｆｆｉｃｅ Ｏｎｌｉｎｅサイトから別のスマートタグを追加できる。たとえば、住所のデータから地図や天気予報
の情報を表示させることが可能だ。「地図と天気予報」スマートタグは、住所データをセルに入力すると
「スマートタグ動作」ボタンが表示される。ここから、「ＭＳＮ地図」「ＭＳＮ天気予報」を選択できるようになり、
それぞれのＷｅｂサイトが表示されて地図や天気を確認することができる。
@「ツール」メニューの「オートコレクトのオプション」を選択。「オートコレクト」ダイアログの「スマートタグ」タブ
で「その他のスマートタグ」ボタンをクリックすると、ダウンロードページが表示される。ここでは「地図と天気
予報」スマートタグをダウンロードし、追加した
A住所を入力し、スマートタグから「ＭＳＮ地図」または「ＭＳＮ天気予報」を選択してみよう
B「ＭＳＮ地図」、「ＭＳＮ天気予報」サイトにアクセスして、その住所の情報が表示される
ｎｏ．０２ 入力データに間違いないかを音声で読み上げて確認する （音声読み上げ）
延々とキーを叩き、大量のデータをようあく入力したと思ったら、今度は紙資料と画面を見比べての間違い
探し。これはかなりつまらない上に、桁の多い数字などは面倒なことこの上ない。そんなときに利用したい
のが「音声読み上げ」機能だ。目的の範囲を選択して「セルの読み上げ」ボタンをクリックするだけで、
ウィンドウズに設定されている合成音声がデータを読み上げてくれるのだ。「行ごと」「列ごと」の読み上げ方向
も指定でき、「Ｅｎｔｅｒ」キーを押したセルだけを読み上げることもできる。
@ＷｉｎｄｏｗｓＸＰの場合、コントロールパネルの「サウンド、音声、およびオーディオデバイス」→「音声認識」を
選択。「音声認識のプロパティ」の「音声合成」タブで音声を選ぶ。「ＬＨ Ｋｅｎｊｉ」（男性）または
「ＬＨ Ｎａｏｋｏ」（女性）を選択する
A「表示」メニューの「ツールバー」→「読み上げ」を選択し、「読み上げ」ツールバーを表示させる。目的の
セルを選択して、「セルの読み上げ」ボタンをクリック。途中でやめたくなったら「読み上げの停止」ボタンを
クリックすればよい
ｎｏ．０３ 書類を開いたときにお気に入りの音楽を流す （ＳＨＥＬＬ関数）
ＶＢＥ（Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ Ｅｄｉｔｏｒ）でマクロを作成して、ブックを開いたらお気に入りの音楽が流れるように
カスタマイズすれば、仕事用の書類も開くのが楽しみになるだろう。ここではワークブックに対して
「Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ Ｗｏｒｋｂｏｏｋ＿Ｏｐｅｎ（）」という名前のマクロを作成し、「ＳＨＥＬＬ関数」を利用して、引数に
メディアプレーヤーとＭＩＤＩファイルを指定するためのコードを入力する。コードを入力できたら、いったん
上書き保存してブックを閉じてからもう一度開き、音楽が流れるかどうか確認してみよう。
@音楽を流したいブックを開き、「ツール」メニューの「マクロ」→「Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ Ｅｄｉｔｏｒ」を選択。
「プロジェクト」ウィンドウで「ＴｈｉｓＷｏｒｋｂｏｏｋ」をダブルクリックすると、コードを入力するためのウィンドウが
表示される
A左上のリストから「Ｗｏｒｋｂｏｏｋ」を選択すると、自動的に「Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ〜Ｅｎｄ Ｓｕｂ」の記述が入力
されるので、行間にコードを入力。ＶＢＥ画面を閉じてブックを上書き保存してから閉じる。このブックを
開いて音楽が再生されることを確認する
ｎｏ．０４ ブックをメールで回覧して最後に自分宛に戻るようにする （メールの回覧）
会社のネットワークを利用して、複数の人にブックを回覧してデータをチェックすることがあるだろう。このとき
エクセルの回覧機能を使うと、指定した宛先に順番にブックを添付したメールを送信して、最後に自分に
戻ってくるように設定できる。また、誰が送信したかなどの回覧情報も、元の回覧者にメールで知らせて
くれる。回覧メールが届くとブックが添付されて、回覧者が設定したメッセージや、順番に回覧する旨が表示
される。このブックを開いて「次の回覧先」を実行すると、次の人に自動的に送信される仕組みだ。
@「ファイル」メニューの「送信」→「回覧先」を選択する。「アドレス帳」から宛先を設定しよう。回覧の順番は
「移動」をクリックして修正できる。「順番に回覧」と「回覧終了後、差出人へ戻す」にチェックを入れて「回覧」
ボタンをクリック。メール送信確認のダイアログが表示されるので「送信」ボタンをクリック
A回覧した文書は添付されて受信される。次に回覧する旨のメッセージが付く
B文書を開いて「ファイル」メニューの「回覧」→「次の回覧先」を選択すると、次に回覧される人の名前が
表示される。「ＯＫ」をクリックして送信する
ｎｏ．０５ 横方向に読みやすい表にするために１行おきに色を変える （条件付き書式）
データ量が多い単調な表で作業する場合、１行おきにセルの背景に色を付けると格段に見やすくなる。
とはいえ、スクロールが大変な長い表では手作業で処理すると時間がかかってしまう。こんなとき「条件付き
書式」を使うと、数式で行数を判断して一瞬のうちに処理できる。この方法で設定しておけば、行単位の削除
や挿入、データの並べ替えをしても書式が崩れることもない。「条件付き書式」内で、１行おきの行指定を
「ＭＯＤ関数」と「ＲＯＷ関数」で設定するが、ここは理屈抜きで試してみよう。
@表内の色を付けたい範囲を選択して「書式」メニューの「条件付き書式」を選択し、条件に「数式が」を選択
し「＝ＭＯＤ（ＲＯＷ（）、２）＝１」と入力。数式の意味は「行数を２で割ったときの余りが１の行」で、奇数行が
条件になる。「書式」ボタンをクリック
A「セルの書式」ダイアログが開く。「パターン」タブで色を選択して「ＯＫ」をクリック
B奇数行が指定した色で塗りつぶされた
ｎｏ．０６ 日付データから対応する曜日を自動的に表示させる （セルの書式設定）
西暦や平成などの日付の表示方法は、「セルの書式設定」ダイアログで簡単に設定できる。ここでは、日付を
入力したら自動的に曜日が表示される方法を紹介しよう。「日付」には曜日まで一緒に表示できる形式はない
ので「ユーザー定義」使って、日付の後ろに「（ａａａ）」を付けるだけで「（月）」「（火）」と曜日が自動的に表示
される。もちろん和暦・西暦表示でも有効で、年号を省略した月・日だけの表示でも使うことができる。ちなみ
に、「（ａａａａ）」と「ａ」を４個付けると「（月曜日）」「（火曜日）」と表示されるようになる。
@日付のセルを選択して、右クリックメニューから「セルの書式設定」を選択する
A「セルの書式設定」ダイアログの「表示形式」タブで「ユーザー定義」を選択し、「種類」ボックスに
「ｇｇｇｅ”年”ｍ”月”ｄ”日”（ａａａ）」と入力して「ＯＫ」をクリック
B元のデータが曜日付きで表示された。ユーザー定義で「ｇｇｇｅ”年”ｍ”月”ｄ”日”（ａａａａ）」と入力すると
「曜日」が付く
ｎｏ．０７ 罫線を指定していない表に自動で枠線を入れて印刷する （枠線）
ワークシートには最初から各セルを区切る枠線が引かれているが、これは通常印刷されない。線を印刷する
には「罫線」を指定する必要がある。とりあえず、印刷するときだけ見やすくなるように罫線を引く書類でいい
のなら、「ページ設定」ダイアログで「枠線」を指定しておこう。これで罫線のない表は印刷時のみ、セルの
枠線に罫線が付く。セルの枠線が印刷されると、見た目は罫線が付いているように印刷できる。なお、同じ
印刷設定でも、罫線なしで印刷できる「簡易印刷」を設定していると枠線は印刷されなくなってしまうので注意
しよう。
@画面上にセルを区切る枠線はあるが、印刷プレビューで見ると表示されない
A「ファイル」メニューの「ページ設定」を選択する。ダイアログの「シート」タブを開いて「印刷」の「枠線」に
チェックを入れて「ＯＫ」をクリック
B印刷プレビュー画面で見ると、セルに枠線が付く
ｎｏ．０８ 予定表の土曜と日曜を自動的に指定した文字の色にする （ＷＥＥＫＤＡＹ関数）
予定表をカレンダー形式で作成したら、土・日曜日の文字色を変えたくなることはないだろうか。こんなとき
は、「ＷＥＥＫＤＥＹ関数」を利用した「条件付き書式」を設定して、週末がひと目でわかるよう色を付けよう。
ここでは、「ＷＥＥＫＤＡＹ関数」を使って日付から曜日を表示させているので、日付データから抜き出した曜日
の値は、日曜日なら「１」、土曜日なら「７」という数値になる。そこで、この数値を元に予定表全体を条件付き
書式で色を設定すると、一発で土曜日・日曜日の行全体の書式が変更される。
@日付と曜日のセル範囲を選択し、「書式」メニューの「条件付き書式」を選択。「条件１」で「数式が」
「＝ＷＥＥＫＤＡＹ（＄Ａ２）＝１」と入力（絶対参照の＄記号を入力してＡ列を固定する）。「書式」ボタンを
クリックしてフォントの色に「赤」を選択する。「条件２」を追加して「＝ＷＥＥＫＤＡＹ（＄Ａ２）＝７」と入力し、
フォントの色に「青」を選択して「ＯＫ」をクリック
AＡ列の日付データを元にして土曜日の文字色は青、日曜日の文字色は赤に変更された
ｎｏ．０９ エクセル起動時にいつも使うブックも一緒に開く （オプション設定）
エクセルでいつも決まったブックを使っているなら、起動時に一緒にブックを開くように特定のフォルダに保存
しておこう。エクセルでは起動時に、指定したフォルダにあるすべてのブックを開くように設定できるのだ。
該当フォルダはパスで指定する必要がある。たとえば、ウィンドウズＸＰで「マイドキュメント」にフォルダを作る
場合は「Ｃ：￥Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ ａｎｄ Ｓｅｔｔｉｎｇｓ￥（ユーザー名）￥Ｍｙ Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ￥（任意のフォルダ名）」と
指定する。そのフォルダにブックをじかに置くのが嫌なときは、ファイルのショートカットを置いてもよい。
@「ツール」メニューの「オプション」を選択する
A「全般」タブを開き、「起動時にすべてのファイルを開くフォルダ」にフォルダのパスを入力して「ＯＫ」を
クリックすると設定完了だ
ｎｏ．１０ 作業した複数の書類をまるごとひとつのデータに一括保存する （作業状態の保存）
複数のブックを整列して作業していると、ブックごとに個々に保存して閉じることになる。その後、また元の
状態に戻すためにブックを１つ１つ開いたり、整列させるのは大変だ。こんなとき、作業状態ファイルを作成
すると、複数のブックを一度に開き、終了時の作業状態で表示される。作業状態ファイルには、ブック
ウィンドウのサイズ、印刷範囲、ズーム指定、ツールバーなどの表示設定が保存される。なお、作業状態
ファイルを保存してもブックは閉じないので、続けて編集して保存すると、作業状態ファイルも更新される。
@複数のブックを並べて表示させて、作業をいったん中断する場合は、「ファイル」メニューの「作業状態の
保存」を選択する
A「作業状態の保存」ダイアログで、保存先のフォルダを指定して「保存」ボタンをクリック。ファイル名は
自動的に「ｒｅｓｕｍｅ」と表示されるが、名前を変更してもかまわない。保存していないブックがあると保存
確認のダイアログが表示されるので対応する
B中断した作業を再開するときは、保存した作業状態ファイルのアイコンをダブルクリックする。Ｅｘｃｅｌが起動
し、複数のブックが保存時と同じレイアウトで開いて、保存する前の作業状態を完全復元できる