| 数学 「５分の集中力でわかるエクセル＆ワード」A 〜へえ〜（３）〜 |
ＮＯ．１３９ |
２００４．４．４作成
今回も、「通勤電車で覚える！５分の集中力でわかるエクセル＆ワード」（宝島社）という本からです。
へえ〜と思ったものを紹介していきたいと思います。エクセルの後半の部分から１０項目選んでみました。
Ｅｘｃｅｌ編
ｎｏ．１１ 一度の入力操作で複数のセルに同じデータを入力する （「Ｃｔｒｌ」＋「Ｅｎｔｅｒ」キー）
複数のセルに同じデータを入力する方法として、ひとつのセルに入力したデータをコピーして貼り付ける方法
が一般的だが、選択したセル範囲に全部同じデータを入力するなら、文字を入力したあと「Ｃｔｒｌ」キーを押し
ながら「Ｅｎｔｅｒ」キーで確定するのが最も効率のいい方法だ。連続したセルならばドラッグして選択すればいい
し、離れたセルならば「Ｃｔｒｌ」キーを押しながらクリックまたはドラッグで選択すればいい。数式を入力するとき
にも利用できて、数式で参照するセル番号も自動的に書き換えられるので便利だ。
@連続する複数のセル範囲を選択しておいてから文字を入力する
A「Ｃｔｒｌ」＋「Ｅｎｔｅｒ」キーを押してデータを確定する（日本語を入力するときは「Ｅｎｔｅｒ」キーを押して文字を
確定してから、続けて「Ｃｔｒｌ」＋「Ｅｎｔｅｒ」キーを押す）
B離れたセルの場合は、「Ｃｔｒｌ」キーを押しながら連続しないセルを選択してから文字を入力して
「Ｃｔｒｌ」＋「Ｅｎｔｅｒ」キーを押す
ｎｏ．１２ 部外者に見せたくないデータを隠した状態で印刷する （セルの表示形式）
部外秘の書類や個人情報など、部外者に見られたくないデータもあるだろう。特定のセルを非表示にしたい
ときは、行や列のように非表示にする部分を画面から消すというわけにはいかない。そこで、ひとつのセルや
セル範囲を表示させないように、その内容の表示形式を設定して、一時的に見えないようにしよう。この設定
を行なうと、セルの内容は数式バーでしか確認できなくなるので、一見空欄にしか見えず、選択しないとデータ
を見ることができなくなる。また、印刷することもできない。元に戻すには、「セルの書式設定」を「標準」に変更
しなおせばいい。
@隠したいセル範囲を選択して右クリックメニューから「セルの書式設定」を選択。「表示形式」タブで
「ユーザー定義」を選び、「種類」ボックスに「；；；」と入力して「ＯＫ」をクリック
A指定したセル範囲のデータが表示されなくなった。クリックすると数式バーにデータが表示されている
B印刷プレビュー画面で見ても非表示になっている
ｎｏ．１３ 複数のシートをグループ化して同時に編集する （作業グループ）
支社別、部署別の売上表など、同じ表のフォーマットで複製シートを作りデータを入力することがあるだろう。
それぞれの値をシートごとに入力するのは当たり前だが、表のスタイル、セル範囲の数式や書式、表示形式
の設定など、同じフォーマット共通の修正があった場合は、個別に編集を行なうと作業が煩雑になってミスも
発生しやすくなる。そんなときは、シートをひとつにグループ化した「作業グループ」の状態にして、複数の
シートをまとめて編集してしまおう。一部分の連続したシートや離れた複数のシートも、選択してグループ化
できる。
@同時編集するシート見出しを「Ｃｔｒｌ」キーを押しながらクリックして選択する。離れたシート見出しでもＯＫだ。
連続して並んでいるシートをグループ化するには、一番左端のシート見出しをクリックして、次に「Ｓｈｉｆｔ」キー
を押しながら一番右のシート見出しをクリックすればよい
Aグループ化されたシートは、タイトルバーに「作業グループ」と表示される
B作業グループをやめたいときは、選択していないシート見出しをクリック。あるいは、作業グループされた
シート見出しを右クリックして、ショートカットメニューから「作業グループ解除」を選択する
ｎｏ．１４ 「支店名」などのよく使う連続データは登録しておきすばやく入力 （ユーザー設定リスト）
エクセルには連続するデータを自動的に入力できる便利な「オートフィル」機能があり、日本語と英語の曜日
や月、干支などのデータは最初から標準で登録されている。ここに、ユーザー独自の連続データを登録する
ことも可能だ。たとえば、会社でよく使用する「支店名」「部署名」「担当者名」などを連続データとして
あらかじめ登録しておくと、何度でもデータを入力したり、コピー・貼り付けする必要がなくなる。また、すでに
入力済みのリストがあれば、そのセル範囲を「リストの取り込み元範囲」として指定し、登録することも可能
だ。
@「ツール」メニューの「オプション」を選択する。「オプション」ダイアログの「ユーザー設定リスト」タブを開き、
「ユーザー設定リスト」で「新しいリスト」が選択されていることを確認したら「リストの項目」に連続データを
入力して「追加」ボタンをクリック
A任意のセルに登録した連続データのひとつを入力する。そのセルを選択してフィルハンドルを右ドラッグ
して、メニューから「連続データ」を選択
B自動的に連続データが表示される。ドラッグした位置まで連続して入力されていることに注目しよう
ｎｏ．１５ 複数のシートにある同じ形の表を１枚のシートで瞬時に合計する （３Ｄ集計）
複数のシートの同じ位置に同じ形で表が作成されたブックでは、集計用に作成したシート上で全シートの合計
を瞬時に計算することができる。この計算方法は「串刺し計算（３Ｄ集計）」と呼ばれる。１枚のシート上での
集計を縦横の２Ｄとした場合、複数のシートを重ねた状態で同じ番号のセル同士を上から串刺しにする３Ｄ的
なイメージを思い浮かべればわかりやすい。合計を計算する「ＳＵＭ関数」以外にも平均・データの個数・
最大値・最小値などを計算する関数も利用して３Ｄ計算することができる。
@ここでは、同じフォーマットのシートでまとめた各支店の経費計算表の合計を求めてみよう。「合計」シートを
作成したら各シートの合計を表示させるセル範囲を選択して「標準」ツールバーの「オートＳＵＭ」ボタンを
クリック
A合計する先頭のシートを開いて、合計するセル範囲の先頭のセルをクリック。「Ｓｈｉｆｔ」キーを押しながら、
合計する最後のシート見出しをクリック
Bもう一度「オートＳＵＭ」ボタンをクリックすると、「合計」シートで集計が完了する
ｎｏ．１６ 商品ごとの小計を付けてひとめでわかる集計表を作る （データの集計）
大きな表を作成したら「商品分類」「店舗別」など、いろいろな項目ごとに並べ替えができる。さらに、特定の
項目を基準にして並べ替えを行なった表は、その項目をキーにして、別の項目のデータを集計することが
できる。たとえば、ひとつの表から商品分類別の売上合計額や、店舗別の売上個数などいろいろな集計が
できるようになる。結果として、キー項目を使った小計付きの表（集計表）ができるのだが、この操作は、事前
の並べ替えをしないと、正しい集計結果が得られないので注意しよう。
@必ず、集計する基準になる項目の並べ替えを行なう。ここでは「分類」と「商品名」の順に並べ替える。
「データ」メニューの「並べ替え」を選択
A並べ替え後、表内の任意のセルを選択して「データ」メニューの「集計」を選択
B「集計の設定」ダイアログで、「グループの基準」で並べ替えの最優先の項目として、ここでは「分類」と選択
し、「集計の方法」で「合計」、「集計するフィールド」で「金額」を選択して「ＯＫ」をクリック
C分類別の合計値を出した小計ができる
ｎｏ．１７ 就業開始日と終了日から土日祝を除いた勤務日数を計算する （ＮＥＴＷＯＲＫＤＡＹＳ関数）
勤務日数を求めるには、日付データとして入力した終了日から開始日を引いてその差に開始日分の１を
足せばいいのだが、実際の職場では土日週休２日で、月によって祝日の日数もバラバラだったりする。この
ように休日分を差し引いた本当の勤務日数が何日あったかを計算するには「ＮＥＴＷＯＲＫＤＡＹＳ関数」を
使用する。この関数は、計算結果の日数から自動的に土日分の日数を引いてくれる。また祝祭日に関して
は、引数として「祭日」に日付を入力するか、祝日が入力されたセル範囲を指定すればＯＫだ。
@勤務日数を表示させるセルを選択して「関数の挿入」ボタンをクリック。ダイアログで「関数の分類」で
「日付／時刻」、「関数名」で「ＮＥＴＷＯＲＫＤＡＹＳ」を選択して「ＯＫ」をクリック
A「関数の引数」ダイアログの「開始日」に開始日のセル、「終了日」に終了日のセル、「祭日」に祝日のセル
範囲を指定して「ＯＫ」をクリック
B土日と祝日を引いた実際の勤務日数が表示される。ＮＥＴＷＯＲＫＤＡＹＳ関数は土日と祝祭日が重なっても
きちんと処理できる
ｎｏ．１８ オリジナルの関数を登録して誰でも使える計算式を作る （ユーザー定義関数）
エクセルにはさまざまな関数が用意されているが、この中に自分に必要な関数がない場合や、数式を単純化
したい、あるいはエクセルに詳しくない人のために数式を簡単に入力できるようにしたいという場合は、新しい
関数を作ってしまおう。このようにユーザーが作成する関数を「ユーザー定義関数」と呼ぶ。ユーザー定義
関数を作るのは「Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ Ｅｄｉｔｏｒ」の知識が必要だが、一度用意すれば普通の関数と同じように使う
ことができて便利だ。ここでは、サンプルとして消費税額を計算するオリジナル関数を作ってみよう。
@エクセルの画面で「Ａｌｔ」＋「Ｆ１１」キーを押して「Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ Ｅｄｉｔｏｒ」を起動する。「挿入」メニューの
「標準モジュール」を選択する
Aマクロは「Ｓｕｂ」から「Ｅｎｄ Ｓｕｂ」の間にプログラムを書くが、関数を作る場合は「Ｆｕｎｃｔｉｏｎ」から
「Ｅｎｄ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ」の間に計算内容を入力する。これで上書き保存して「ファイル」メニューの「終了して
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌへ戻る」を選択する
B数式バーの「関数の挿入」ボタンをクリック。ダイアログが開いたら「関数の分類」で「ユーザー定義」、
「関数名」で先ほど作った「消費税額」関数を選択する
C関数の引数として「販売価格」ができている。消費税を求める価格セルを選択して「ＯＫ」をクリックすれば
いい
ｎｏ．１９ 複雑な条件を組み合わせて見たいデータだけ表示する （フォルダオプションの設定）
条件を絞り込んでデータを表示するなら「オートフィルタ」機能を利用するが、さらに複雑な条件を組み合わせ
てデータを絞り込むには、条件内容を指定する別の表を作成してデータを抽出する方法がある。このような
オートフィルタでは指定できない絞り込みには「フィルタオプションの設定」を利用してみよう。たとえば、同じ列
にある３項目以上を絞り込みの条件にしたり、かつ「単価が５０円から８０円」のような条件を追加させることも
可能だ。ここでは、リスト上側に条件内容を指定する表を作ってデータを抽出してみよう。
@元のリスト上側に検索条件の表を作成して、「商品分類」を３つ指定し、それぞれの「在庫数」も指定する。
リスト内のセルを選択し、「データ」メニューの「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」を選択する
A「フィルタオプションの設定」ダイアログが表示され「リスト範囲」が自動認識される。「検索条件範囲」で、
条件を入力した表をドラッグして選択し「ＯＫ」をクリック
B指定した「商品分類」と「在庫数」に一致するデータのみが表示される。リストを元に戻したいときは「データ」
メニューの「フィルタ」→「すべて表示」を選択する
ｎｏ．２０ 数式の参照セルを矢印で表示し数式エラーの原因を突きとめる （ワークシート分析）
数式にエラーが発生した場合、セルの左側にエラーチェックのスマートタグが表示される。このスマートタグの
メニューからエラーの対処法として、数式の検証を行ったり、エラーのヘルプを表示させることができる。
また、「ワークシート分析」ツールバーを表示して「参照元のトレース」機能を使えば、数式内で使っているセル
の参照関係を矢印で表示させることもできるので視覚的にわかりやすい。矢印の方向によって、セルの
参照元、参照先を探れるのがポイントだ。
@エラーチェックのスマートタグをクリックして、メニューから「［ワークシート分析］ツールバーの表示」を選択
A「ワークシート分析」ツールバーが表示されるので「参照元のトレースボタンをクリックする
B数式の参照関係が矢印で表示されるので、関係のないセルが指定されていることがわかる。矢印を消す
には「参照元トレース矢印の削除」ボタンをクリックする